Sequenzen
HubSpot Sequenz-Vorlagen für planbaren B2B-Outreach
Diese Vorlagen helfen Ihnen, HubSpot-Sequenzen strukturierter aufzubauen: klarer Einstieg, sauberes Follow-up, relevante Reaktivierung und bessere Übergänge zwischen E-Mail, LinkedIn und AI Calls.
6 Vorlagen in dieser Sammlung
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Vorlage 1: Klassische Erstansprache für kalte B2B-Kontakte
Kurz, klar, ohne Pitch-Monolog. Gut für die erste Qualifizierung.
Betreff: Kurze Frage zu [Thema]
Betreff
Kurze Frage zu [Thema] Hallo {{contact.firstname}}, ich melde mich kurz, weil wir bei vielen Teams sehen, dass [relevantes Problem] heute noch unnötig manuell läuft. Outreach Master erweitert HubSpot um LinkedIn Outreach und AI Cold Calls, damit aus einzelnen Touchpoints ein sauber dokumentierter Multichannel-Prozess wird. Ist das Thema [Thema] für Sie grundsätzlich relevant? Viele Grüße [Name]
402 Zeichen·55 Wörter·5 Variablen
Kurz, klar, ohne Pitch-Monolog. Gut für die erste Qualifizierung.
Vorlage 2: Follow-up nach keiner Antwort
Höflicher Break-up-/Relevanz-Check ohne Druck.
Betreff: Soll ich das Thema wieder schließen?
Betreff
Soll ich das Thema wieder schließen? Hallo {{contact.firstname}}, ich wollte noch einmal kurz nachfassen. Viele Teams sprechen mit uns, wenn sie HubSpot bereits nutzen, aber LinkedIn-Schritte und telefonische Touchpoints noch nicht sauber in den Prozess eingebunden haben. Falls das Thema gerade nicht relevant ist, gebe ich gern Ruhe. Falls doch, schicke ich Ihnen gern 2–3 konkrete Ansätze. Viele Grüße [Name]
416 Zeichen·60 Wörter·2 Variablen
Vorlage 3: Meeting-Booking-Sequenz (vor dem Termin)
Reduziert No-Shows durch klare Vorbereitung, Agenda und sanften Reminder. Startet ab Termin-Buchung.
Mail 1 – Sofort nach Buchung (Tag 0): Bestätigung: Termin am [Datum]
Mail 1 – Sofort nach Buchung (Tag 0)
Bestätigung: Termin am [Datum] Hallo {{contact.firstname}}, danke für die Buchung – Termin ist im Kalender. Damit die 30 Minuten für Sie maximal nützlich sind, hier die geplante Agenda: 1. Kurzer Status quo bei {{company.name}} (5 Min) 2. Demo mit Fokus auf Ihre konkrete Frage (15 Min) 3. Nächste Schritte (10 Min) Falls Sie vorab eine konkrete Fragestellung haben, antworten Sie gern kurz – dann bereite ich gezielt vor. Viele Grüße [Name]
446 Zeichen·71 Wörter·4 Variablen
Mail 2 – 24 h vor Termin: Morgen um [Uhrzeit] – kurz vorab
Mail 2 – 24 h vor Termin
Morgen um [Uhrzeit] – kurz vorab Hallo {{contact.firstname}}, kurzer Reminder zu morgen [Uhrzeit]. Ich habe mir {{company.name}} bereits angesehen und konkret 2 Punkte vorbereitet, die für Sie relevant sein dürften. Link zum Call: [Meeting-Link] Falls etwas dazwischenkommt, einfach kurz Bescheid geben – wir verschieben unkompliziert. Viele Grüße [Name]
360 Zeichen·48 Wörter·6 Variablen
Mail 3 – 1 h vor Termin (optional): Gleich um [Uhrzeit]
Mail 3 – 1 h vor Termin (optional)
Gleich um [Uhrzeit] Hallo {{contact.firstname}}, wir sehen uns gleich: [Meeting-Link] Bis gleich [Name]
106 Zeichen·13 Wörter·4 Variablen
Drei Touchpoints reduzieren No-Show-Rate signifikant. Mail 3 nur bei Erstgesprächen mit kalten Kontakten.
Vorlage 4: Inbound-Lead-Sequenz (Demo-Request / Form-Fill)
Speed wins. Erstkontakt innerhalb von 5 Minuten, dann strukturiertes Follow-up über 7 Tage.
Mail 1 – Sofort (< 5 Min nach Submit): Re: Ihre Anfrage zu [Produkt/Thema]
Mail 1 – Sofort (< 5 Min nach Submit)
Re: Ihre Anfrage zu [Produkt/Thema] Hallo {{contact.firstname}}, danke für Ihre Anfrage – ich greife direkt auf. Damit ich den Termin für {{company.name}} sinnvoll vorbereite: Was ist der konkrete Auslöser, dass Sie sich gerade mit [Thema] beschäftigen? Hier können Sie direkt einen 20-Min-Slot wählen: [Kalender-Link] Viele Grüße [Name]
342 Zeichen·47 Wörter·6 Variablen
Mail 2 – Tag 1 (kein Termin gebucht): Frage zu Ihrer Anfrage
Mail 2 – Tag 1 (kein Termin gebucht)
Frage zu Ihrer Anfrage Hallo {{contact.firstname}}, ich wollte sicherstellen, dass meine Antwort gestern bei Ihnen angekommen ist. Falls Sie aktuell selbst noch sortieren, was bei {{company.name}} der nächste Schritt sein soll – schicke ich Ihnen gern 2 kurze Use Cases, die zu Ihrer Anfrage passen. Antworten Sie einfach mit "ja" und ich schicke es rüber. Viele Grüße [Name]
380 Zeichen·58 Wörter·3 Variablen
Mail 3 – Tag 4 (Wert liefern): Praxis-Beispiel zu [Thema]
Mail 3 – Tag 4 (Wert liefern)
Praxis-Beispiel zu [Thema] Hallo {{contact.firstname}}, ein konkretes Beispiel, weil es zu Ihrer Anfrage passt: [Kunde X] hat [konkretes Ergebnis] in [Zeitraum] erreicht – ähnlicher Setup wie {{company.name}}. Wenn Sie 15 Minuten dazu wollen: [Kalender-Link] Viele Grüße [Name]
282 Zeichen·37 Wörter·8 Variablen
Mail 4 – Tag 7 (Break-up): Soll ich Ihre Anfrage schließen?
Mail 4 – Tag 7 (Break-up)
Soll ich Ihre Anfrage schließen? Hallo {{contact.firstname}}, ich frage einmal direkt: Ist Ihre ursprüngliche Anfrage noch aktuell oder hat sich das Thema bei {{company.name}} verschoben? Beides ist okay – nur falls "noch aktuell": kurz zwei Zeilen reichen, dann nehme ich es wieder auf. Viele Grüße [Name]
310 Zeichen·46 Wörter·3 Variablen
Inbound-Leads kühlen nach 24 h um >50 % ab. Erstkontakt unter 5 Minuten ist der größte Hebel.
Vorlage 5: No-Show-Recovery-Sequenz
Holt 30–40 % der No-Shows zurück, ohne genervt zu wirken. Drei Touchpoints über 5 Tage.
Mail 1 – Tag 0 (innerhalb von 30 Min nach No-Show): Verpasst – alles okay?
Mail 1 – Tag 0 (innerhalb von 30 Min nach No-Show)
Verpasst – alles okay? Hallo {{contact.firstname}}, ich war eben im Call und habe Sie nicht gesehen – kann jederzeit passieren. Damit Sie nicht erneut blocken müssen: Hier sind 3 Slots in den nächsten Tagen: [Slot 1] / [Slot 2] / [Slot 3] Oder direkt im Kalender wählen: [Kalender-Link] Viele Grüße [Name]
310 Zeichen·51 Wörter·6 Variablen
Mail 2 – Tag 2: Neuer Termin?
Mail 2 – Tag 2
Neuer Termin? Hallo {{contact.firstname}}, kurzer Nachfass: Soll ich uns einen neuen Termin setzen oder ist das Thema bei {{company.name}} aktuell anders priorisiert? Beides ist okay – ich richte mich nach Ihnen. Viele Grüße [Name]
235 Zeichen·34 Wörter·3 Variablen
Mail 3 – Tag 5 (Break-up): Letzter Anlauf
Mail 3 – Tag 5 (Break-up)
Letzter Anlauf Hallo {{contact.firstname}}, ich frage ein letztes Mal: Termin neu setzen, später wieder melden oder vorerst schließen? Eine Antwort von 1–2 Wörtern reicht. Viele Grüße [Name]
194 Zeichen·27 Wörter·2 Variablen
No-Shows haben fast immer einen organisatorischen, keinen inhaltlichen Grund. Tonfall: entspannt, nie vorwurfsvoll.
Vorlage 6: Multichannel-Sequenzstruktur (4×4-Cadence)
Bewährter paralleler Aufbau aus 4 Mails, 4 LinkedIn-Touchpoints und 4 AI Calls über ~4 Wochen.
Sequenz
Tag 1: Erstmail (Hook + klare Frage)
Tag 1: LinkedIn Vernetzung (kurze, persönliche Notiz)
Tag 2: AI Call #1 (kurzer Erstkontakt, Termin anbieten)
Tag 4: Follow-up-Mail (neuer Blickwinkel, kein "Hochschieben")
Tag 5: LinkedIn Nachricht #1 (Bezug auf Mail/Trigger)
Tag 6: AI Call #2 (anderer Tag/Uhrzeit als Call #1)
Tag 9: Mail #3 (Case / Proof Point / Zahl)
Tag 10: LinkedIn Nachricht #2 (Insight oder Frage, kein Pitch)
Tag 11: AI Call #3 (Voicemail bewusst nutzen)
Tag 16: Mail #4 – Break-up / Relevanz-Check
Tag 17: LinkedIn Nachricht #3 (kurzer Nudge zum Break-up)
Tag 18: AI Call #4 (letzter Versuch, sauberer Abschluss)
Tag 25: LinkedIn Nachricht #4 (Long-tail, "falls jetzt doch relevant")701 Zeichen·112 Wörter
Logik
Pro Kanal 4 Touchpoints, parallel statt nacheinander.
Mail, LinkedIn und AI Call laufen ab Tag 1 gemeinsam – nicht erst nach 9 Tagen.
Jeder Touchpoint bringt einen neuen Blickwinkel, kein bloßes "Hochschieben".
Calls werden zu unterschiedlichen Tageszeiten gestreut (vormittags / nachmittags).
Break-up kommt bewusst auf allen drei Kanälen, danach nur noch ein leiser Long-tail-Touch.384 Zeichen·54 Wörter
Best Practices
- kurze Mails
- ein Nutzenargument pro Nachricht
- klare nächste Aktion
- nicht gleichzeitig alles erklären
- für LinkedIn und AI Calls separate Touchpoints nutzen
- Personalisierung bewusst und sparsam einsetzen
So setzen Sie das in Outreach Master um
Wenn Sie Multichannel-Sequenzen bauen, kombinieren Sie HubSpot-Sequenzen mit Aufgaben für LinkedIn und AI Calls. So entstehen nachvollziehbare Touchpoints statt einzelner unverbundener Schritte. Nutzen Sie die definierten Aufgaben-Titel `Outreach Master LinkedIn Send Connection Request`, `Outreach Master LinkedIn Send Message` und `Outreach Master AI Call`, damit Trigger Activities zuverlässig ausgelöst werden.
FAQ
Weiterführende Ressourcen
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